卒園アルバム役員(委員)になってしまった!経験者が語る【夏までにやっておくべきこと】は?

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新年度が始まりましたね。

我が家は今年新一年生になる子供がいるのですが、無事小学校に入学してくれてようやく一息つけました!!

というのも、昨年は幼稚園の卒園役員といって、卒園にからむ行事全般のあれこれをやる係になっていたので、11月ごろから卒園式まで、役員仕事でてんやわんや!

ハルカ
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この記事では、役員の経験の中のひとつ「卒園アルバム」について、今の時期やっといたほうがいいノウハウを提供しようと思います!

卒園アルバムの役員(委員・係)になるとどうなる?

答え:丸1ヶ月は作業に費やすことになる

私の場合ですが、アルバム以外にもやることがあったので、正月からは仕事もブログもお休みして、幼稚園の作業にかかりっきりになっていました。

ハルカ
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冗談抜きで、3ヶ月かかりっきり…!!

先生へのプレゼント決めや、卒園アルバム、記念品、卒園式のコサージュづくり、記念DVD制作、謝恩会の役員etc、etc、もう2月からは3日に1回は役員で集まってなにかやってましたからね。

もし卒アルだけだったら、丸1ヶ月くらい費やすことになると思います。

上の子の卒園時(卒園児5人)も、下の子の卒園時(卒園児30人)も、どちらも5人でアルバムを作った経験からいくと、どんな園でも、まあ制作に1ヶ月はかかるだろう、と思います。

「卒園式まで役員の仕事が忙しすぎて我が子の卒園どころではなかった」

というのは、全国各地で毎年言われる役員の定番セリフかと思われますが、そうならないよう、今からしっかり準備をしましょう(切実)!!!

まず最初にやること[業者・予算を決める]

春休み中に役員が決まって、前年度の役員さんとの引き継ぎがある園や、引き継ぎは特にない園、先生から指示がある園と、幼稚園によって様々かと思いますが、最初に決めておかないといけないのは卒園アルバムをどこに頼むか、です。

それと同時に、予算も決めないといけません(積立をする園もあるため)。

卒園アルバムは、幼稚園に出入りの写真屋さんや、毎年頼んでいる業者さんにお願いするケースもありますが、保護者の裁量で決めてよい園もあります。

最近は、インターネットに、安価でかわいい卒園アルバムを作ってくれる業者さんがあるので、思い切って乗り換えている幼稚園も多いんです。

地元の写真屋さんが作る、歴史ある感じのフォーマルな卒園アルバムも良いものですが、賑やかで楽しいアルバムも捨てがたいですよね!

どんな業者があるのか、いくらくらいするのかを前年度のデータから調べたり、インターネットや知り合いに聞いてリサーチしましょう。

園児が少ない園ほどネットがおすすめ

卒園アルバムは1冊あたり1万円を超える価格になるのが当たり前の世界です。

毎月、費用を積み立てる園が多いと思いますが、あまりに高すぎるのもなんですよね…。

園児が少ない小規模幼稚園は、1冊あたりの単価が高くなってしまって1冊2万とかの見積もりがフツーに出てきますので、そうなったらネットを利用するのがおすすめです。

ハルカ
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上の子は、その年で廃園が決まっていて子供がほとんどおらず、例年頼んでる業者だと1冊2万の見積もりきました…。2万はないわ、やめよう…ってみんなでネットのアルバムに決めたんですよね。

インターネットには1冊5,000円くらいから豪華な装丁で、楽しくておしゃれな卒園アルバムがたくさんあります。

いつも頼んでいる業者がある場合でも、相見積もりとしてインターネットの業者にも見積もり依頼を出してみると良いです。見積もりは無料です。

インターネットで見積もりを取る時、おすすめの卒業アルバム業者

サクッと見積もりをとってしまいたいときは、20年間累計で100万冊を突破した人気のアルバム制作会社「夢ふぉと」が運営している、「卒園アルバム.com」がおすすめです。

>> 卒園アルバム作成サービス「卒園アルバム.com」

ハルカ
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上の子のとき、こちらにお願いしました。見積もりをするだけで、卒園アルバムをどのような手順で進めたらよいかまとめてあるガイドブックが無料でもらえて、すっごく役にたちました!

「卒園アルバムの作り方」っていうのは本屋さんには参考書が売ってないんですよ。ネット情報だと散らばってる情報を集めるの大変だし、アナログなママとやりとりするのが厳しい。

紙のブックレット最高。みんなで回し読みできるし。ということで、もらっておきましょう。タダだし。

夢ふぉと「卒園アルバム.com」がおすすめの理由

夢ふぉとさんは人気が高いだけあって、毎年新技術や流行りとかも取り込まれてて、PCオンチのママでもなんとか作れるよう工夫されてる業者です。

最大のおすすめポイントは、見積もりと同時にブックレットがもらえることですが、制作方法が役員のメンバーの状況・スキルに合わせて選べるところです。

  • 自分たちで、パソコンで作る(専用アプリあり)
  • デザイナーさんに依頼する(写真を渡す)
  • 写真を切り貼りしてアナログで作る

の3パターンがあるんですよ。

安価な業者だと、自分たちでアプリで作ってね!というところもありますが、ここは私達役員が、

  • 全員がパソコン使えない!
  • 全員働いていて時間がない!
  • 役員のなかにスクラップブッキング(写真のコラージュ)が得意な人がいるからアナログでやりたい

とか、どのパターンでも対応してもらえます。いいですよねw

これで、見積もりをとったり、無料でもらえるガイドブックを取り寄せたりして業者と予算をだいたい決めてしまいます。

ガイドブックは、どんなアルバムつくればいいのかわからない新役員にとってバイブルになるでしょう…。ぜひもらっておいてください。

>> 卒園アルバム作成サービス「卒園アルバム.com」

次にやること「写真を用意・管理する方法」を決める

卒アルといえば写真。写真がないとどうにもなりません。

早速春の遠足から年間行事がスタートしますよね!それまでのところで、

  • 誰が写真を用意するのか?
  • どうやって写真を集めるのか?
  • どこに写真を保存しておくのか?

を決めておくと、この後の1年間がスムーズに進みます。

写真は多いほうがいいです(あとで不要なデータは捨てればいい)。この写真データは、卒園記念DVDや謝恩会で流すスライドショーなどにも使えますので、結構大事です!

※最近は誰もがスマホやデジカメを持っているので、卒アルの写真は「デジタルデータ」で管理することになると思います。

(1)誰が写真を用意するのか?

幼稚園の先生・出入りの業者さんの撮影分だけでは足りなかったりするので、役員が行事に参加して撮影して用意することも多いです。

誰がどの行事に行って撮影するのかなどは、園と相談しながら決めましょう(バス移動行事などだと定員があるため)。

ハルカ
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卒アルに使う写真は、保護者が撮ったものも使えます(特に個人写真)ので、写真好きな保護者さん(運動会にバズーカみたいなレンズ持ってくるようなパパとか)にも協力をお願いしておくのがオススメ。

(2)どうやって写真を集めるのか?

幼稚園の先生が撮った写真は、できれば行事が終わるごとや、1ヶ月ごとなど決めて、データ(SDカードやメールなど。パソコン苦手な先生が多いので相談しましょうw)でもらうよう、先生方と話をしておきます。

写真屋さんが行事のときに来て撮ってくれたものは、掲示して販売されるものなので、使用したい場合はデータ料がかかることがあります。

うちのケースですが、下の子の園に出入りしてた業者はCDへのデータ取り込み料が500円、プラス1枚あたり30円みたいな感じでした。

ハルカ
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この値段は想定外で、あらかじめ予算に入れてなかったので、予算も残ってなかったし急いでたしめんどくさいので自腹切りましたw

 

保護者からもらう場合は、メールで送ってもらうかLINEが良いと思います。たまにガチで「撮ったやつ全部渡すわ!」ってSDカード貸してくれる人とかもいますw

保護者からもらうときの注意点を次にまとめておきます。

保護者からメールでもらう[おすすめ]

貰う方法はメールがおすすめです。が、「LINEはできるけどメールはわからん」という人が絶対いるので、まあそのあたり臨機応変に対応してください…。

メールなら、あらかじめ管理用のGmailを作成しておき、役員全員でログインIDとパスワードを共有して、なんならスマホにアプリいれておけばいつでも見れます。

保護者のみなさんに「行事の写真はこちらに添付して送って下さい!」と案内を出しておけばOK。件名に行事名、本文に園児名を入れておいてもらえば、Gmail画面で日付や件名で検索かけられますので便利です。

保護者からLINEでもらう

LINEは連絡とるにはいいんですが、画像のやりとりにはおすすめできません

【理由1】LINEは、画像データの保存ができません。大事なことなのでもう一回書きます。

保管期限2週間をすぎると、送ってもらった写真データは消えます

なので、送ってもらったデータはすぐに役員の誰かがどこか(スマホ本体とかPCとかSDカードとか)へ保存しておかないといけません。

【理由2】LINEアルバムで送ってもらったデータは劣化します。大事なことなのでもう一回書きます。

LINEアルバムに入れるときに、画像データは圧縮されて、画像が小さく&汚くなります

ハルカ
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写真をまとめて送ってもらいたくても、1枚ずつトークに流してもらわないとダメってことです!

これらの理由により、私達はかなり時間を浪費してしまったので(送りなおしてもらわないといけなくて)、LINEで写真やりとりしたのは失敗だったと思ってます…。

もしLINEでやるなら

  • LINEアプリをPCにインストールできる&ある程度保存できる容量があるPCを持っている
  • PCのLINEアプリで開いて、送られてきた写真を常にPCやSDカードなどに保存できる

というスキルがある役員が1人いないといけません。

(3)どこに保存しておくのか?

これはズバリ、役員の中で一番PCが得意な人のパソコンの中がおすすめです。

SDカードでもいいです。Googleフォトでも、その他のクラウドサービスでも、ポータブルハードディスクでもいいです。

【PCが一番得意な人が、好きな方法で管理する】これが一番です。

これはもう宿命です、ある程度PCが扱えてしまう人の…。諦めましょう。あなたのスキルは一般主婦からみたら超絶スキルです、勇者です。がんばってください。

保存は、PC内に卒アル用のフォルダを作り、その中に行事ごとにフォルダを作るのがおすすめです。なんだかんだで、行事でページを作ることが多いので。
ハルカ
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行事が終わるごとに、ちゃんと写真をまとめましょう!!!あとでやればいいやと思ったら痛い目どころか死にます!!!(死んだ人)

夏までにやることまとめ

ということで、今から夏頃までの段取りをサクッとまとめます。

  1. 卒園アルバムの見積もりをとって概算を出す&ガイドブックをもらう
  2. 卒園アルバムの作り方ガイドブックを役員で回し読みする
  3. 写真管理用のGmailや、LINEグループを作る(アルバムはダメ)
  4. 写真をもらえるよう園・写真屋さん・保護者に根回し
  5. パソコンに保存するフォルダを作る(年間行事予定みて、もう行事フォルダ作っとくとGood)
  6. 行事がおわるたびに、写真を集めて行事フォルダに保存しておく

これで、ひとまずは安心です!

実際にアルバムを作り出すのは秋ごろからになると思います。

春の遠足・夏のおとまり保育・運動会・秋の遠足のデータが揃った10月ごろから、編集を開始しておくと、そのあとがスムーズに進むかと思います。

年長児は、冬から卒園までの4ヶ月が最も行事が多く、どうしても年明けにバタバタします。どの行事までをアルバムにおさめるか、エンドを決めておくといいかもしれません。

ハルカ
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まずはこの年度初めの期間!役員同士で、しっかり準備しておきましょう!

「卒園アルバム.com」は、無料見積もりすると、卒アルの作り方手順がまとめられてるブックレットがもらえます!

ぜひ申し込んで1冊手元に置いておきましょう~。

>> 卒園アルバム作成サービス「卒園アルバム.com」

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